De verplichting om ook binnen B2B elektronische facturen via Peppol te versturen en te ontvangen, komt eraan in België, zoals iedereen intussen wel weet. Werk je met Oracle ERP Cloud? Dan is het niet nodig om je facturatieprocessen te herdenken. Met minimale impact kunnen we een prima oplossing opzetten. Terwijl je team facturen opmaakt en ontvangt zoals altijd, zorgen wij achter de schermen voor een conversie naar het juiste formaat en een verzending via het juiste kanaal, volledig volgens de regelgeving. Ook om facturen te ontvangen, hoeft er niets aangepast te worden.
Voor klanten die actief zijn in meerdere landen, verschillende facturatiesystemen gebruiken of een mix van B2B- en B2C-klanten hebben, komt alles in orde. Zo maak je de overstap zonder frictie.
Standaard in Oracle ERP Cloud
We maken out-of-the-box gebruik van de Collaboration Messaging module van Oracle ERP om elektronische facturatie te ondersteunen. Deze module vormt het hart van onze oplossing voor inkomende en uitgaande e-facturen.
In de masterdata van elke klant en leverancier leggen we vast via welk kanaal en in welk formaat de factuur verstuurd of ontvangen wordt. Dat maakt het systeem flexibel en schaalbaar voor alle types klanten en leveranciers overal ter wereld.
Achter de schermen wordt een uitgaande factuur automatisch omgezet naar een XML-formaat volgens de UBL 2.1 Peppol-standaard, iets wat de Collaboration Messaging module standaard aanbiedt. Die XML wordt vervolgens doorgestuurd naar een Peppol Access Point naar keuze. Heb je nog geen keuze gemaakt, dan stellen wij Routty voor, een tool van ons zusterbedrijf Dynatos.
Voor inkomende facturen ontvangen we XML-bestanden via het gekozen Access Point. De Collaboration Messaging-module van Oracle verwerkt ook deze automatisch naar een leesbaar document binnen de ERP-omgeving. Alle andere binnenkomende facturen in gelijk welk formaat worden door dezelfde module verwerkt.
Daarbij kan je gebruik maken van Invoice Acknowledgements om leveranciers op de hoogte te brengen dat een factuur goed ontvangen is, waarbij het niet uitmaakt of de factuur volgens het Peppol-formaat verstuurd werd of niet. Deze tool is optioneel, maar draagt bij aan een transparant en efficiënt facturatieproces.
Aanpasbare vereisten
De Peppol UBL 2.1-structuur kunnen we verder aanvullen op maat. Via zogenaamde message definitions kunnen we velden toevoegen of wijzigen om tegemoet te komen aan de eisen van bepaalde klanten, landen of sectoren. Denk bijvoorbeeld aan bijkomende informatie voor facturen naar Frankrijk of Duitsland.
Voor complexe implementaties over meerdere landen organiseren we een workshop en voorzien we een designdocument op maat van je organisatie. Zo garanderen we een aanpak die perfect aansluit bij je processen en de wettelijke verplichtingen.
Deze oplossing met standaardmodules, configureerbare flows en waar nodig aanpassingen aan het design, zorgt voor een efficiënte en zo goed als onzichtbare overstap naar elektronische facturatie in Oracle ERP. Dat alles zonder dat je bestaande processen overhoop hoeft te gooien.